Prinzipien für die interne Kommunikation

In den letzten Wochen gingen mein Buchpartner Klaus Schmidbauer und ich in den sozialen Netzwerken der Frage nach, wie interne Kommunikation wirkungsvoll und mit Weitblick gelingen kann. Dazu haben wir unsere Erfahrungen, Beobachtungen und unser Theoriewissen auf den Punkt gebracht und in regelmäßigen Abständen Prinzipien für die interne Kommunikation veröffentlicht und kommentiert.

Nun fasse ich alle neun Prinzipien noch einmal in einem Blogbeitrag zusammen. Die Sammlung ist als Inspiration für Ihre eigene Arbeit gedacht. Vielleicht gibt es den einen oder anderen Impuls, mit dem Sie weiterarbeiten wollen? Ich wünsche Ihnen viel Freude und Erfolg.

1. von 9 Prinzipien für die interne Kommunikation:
WER INTERN KOMMUNIZIERT, MUSS KOMPLEXITÄT GESTALTEN!

„Einfach ‚mal machen?“ Dafür sind heutzutage Anforderungen, Erwartungen und Kommunikationsmöglichkeiten zu komplex. Also ist erst einmal kurzes Nachdenken und Empathie angesagt.

Ein strukturiertes und konzeptionelles Vorgehen hilft dabei. Alle wichtigen Aspekte werden hinterfragt: relevante Aufgaben und Prioritäten, wirkungsvolle Ziele und Bedürfnisse der Bezugsgruppen, stimmige Inhalte und Instrumente.

Und nach diesen konzeptionellen Überlegungen darf es in der Umsetzung dann tatsächlich heißen: „Einfach ‚mal machen!“

2. Prinzip:
BESTÄNDIGE VERÄNDERUNG IST DER PULS DER INTERNEN KOMMUNIKATION.

Stabilität und Weiterentwicklung gehören zusammen. Das klingt nach einem Widerspruch, spiegelt aber unsere menschlichen Grundbedürfnisse wider. Verantwortliche der internen Kommunikation sollten deswegen beide Pole „allparteilich“ im Blick haben.

Dies gelingt auf der einen Seite mit psychologischer Sicherheit. Zum Beispiel, indem in Veränderungsprozessen betont wird, was bleibt und auf welche bisherigen Ressourcen und Stärken sich die Organisation stützen kann. Auf der anderen Seite bedeutet es, den Wandel kommunikativ, einfühlsam und partizipativ zu begleiten.

3. Prinzip:
FÜR DIE INTERNE KOMMUNIKATION IST ES EIN GROSSER VORTEIL, DASS ALLE VERSCHIEDEN SIND.

Wir können in unserer komplexen Welt nicht alle und alles im Blick haben. Deswegen sind wir auf andere Perspektiven angewiesen, die uns buchstäblich die Augen öffnen. Zuschreibungen, wie „Boomer“ oder „noch grün hinter den Ohren“ helfen nicht, sondern werten ab.

Verantwortliche der internen Kommunikation können mit gutem Beispiel voran gehen und Gräben erst gar nicht entstehen lassen. Indem sie Zuschreibungen hinterfragen und vorurteilsfrei zum Beispiel die digitale Kommunikation voranbringen. Für die interne Kommunikation ist es natürlich nicht nur wichtig, den Generationen wertschätzend zu begegnen, sondern auch andere Aspekte von Diversity zu berücksichtigen wie Herkunft, Religion, sexuelle Orientierung und Identität.

4. Prinzip:
GESUNDE UNTERNEHMENSKULTUR IST KEINE FANKULTUR.

Zukunftsfähige Unternehmen brauchen mehr als Leidenschaft und Begeisterung. Sie benötigen die Fähigkeit, sich permanent zu hinterfragen und sich zu reflektieren. Fragen helfen dabei, z. B.: Stimmen unsere Vorstellungen von der Zukunft noch? Wie sieht eine sinnvolle Kommunikation aus, die unser Geschäftsmodell befördert? Welche Muster und Regeln behindern uns in unserer Arbeit?

Interne Kommunikateure sollten also nicht nur das Begeisterungsfeuer am Köcheln halten, sondern eine kritische Distanz und eine Nachdenklichkeit fördern. Dies gelingt durch die Etablierung von Reflexions- und Feedbackprozessen.

5.  Prinzip:
LEITBILDENTWICKLUNG VON OBEN STÜRZT AB UND KOMMUNIZIERT INS LEERE.

Leitbilder dienen als Wegweiser bei großen und kleinen Entscheidungen, die sich so schneller vorbereiten, begründen und umsetzen lassen. Dafür heißt es, vor allem DIE zu fragen, die Erfahrung im Gelände haben: die Mitarbeitenden.

Leitbildentwicklungen sollten also lebendige Partizipationsprozesse sein und der Organisation nicht „von oben“ übergestülpt werden. Ansonsten entsteht der berühmte Papiertiger, der nur noch heiser brüllt und für Unglaubwürdigkeit und Zynismus sorgt.

Partizipative Leitbildentwicklungen bedeuten allerdings Aufwand. Sie sollten deswegen gut durchdacht & gestaltet werden. Eine (interne) Auftragsklärung ist der erste Schritt und bringt Klarheit, z. B. zu den Begriffen (muss es tatsächlich „Purpose“ heißen?), zur Nützlichkeit oder zur Koordination.

6. von 9 Prinzipien für die interne Kommunikation:
WENN DIALOG MIT KOLLEG:INNEN, DANN ERGEBNISOFFEN UND AUF AUGENHÖHE.

Pseudobeteiligung frustriert und zerstört die Kommunikationskultur. Lebendiger Austausch, offener Dialog und empathisch geführte Gespräche sind nötig, um passende und neue (Kommunikations-)Lösungen zu finden.

Dazu gehört, den eigenen Geist für andere Einstellungen zu öffnen und gegenläufige Meinungen auszuhalten und zu akzeptieren.

7. von 9 Prinzipien für die interne Kommunikation:
INTERNE KOMMUNIKATION DARF NICHT POSAUNEN UND SCHÖNREDEN.

Interne Kommunikation ist kein Marketing! Ihre Funktion ist es, kommunikative Prozesse, Maßnahmen und Räume so zu gestalten, dass Unternehmen zukunfts- und überlebensfähig bleiben. Schönfärberei, Beschwichtigungen oder Ablenkungsmanöver säen Misstrauen und behindern eine offene und transparente Kommunikationskultur.

8. von 9 Prinzipien für die interne Kommunikation:
DIGITALE INSTRUMENTE LÖSEN KEINE INTERNEN KOMMUNIKATIONSPROBLEME.

Das Social Intranet ist auf dem neusten Stand, die Mitarbeiter-App eingeführt? Deswegen sind aber nicht alle Aufgaben der internen Kommunikation gelöst. Auch wenn die digitalen Instrumente mit Vorteilen punkten: Sie ermöglichen eine schnelle Information, die unabhängig von Raum und Zeit erfolgt. Viele Mitarbeitende können gleichzeitig kommunizieren oder sich vernetzen, Sachthemen lassen sich oft schneller bearbeiten.

Manchmal reicht der digitale Umgang allerdings nicht. Wenn das Bedürfnis nach „echter“ Nähe oder sozialem Eingebundensein zu groß ist oder wenn konfliktträchtige Themen anstehen, braucht es „menschelnde“ Formate.

Solange die Pandemie uns zwingt, auf räumlichen Abstand zu gehen, müssen wir weiter auf Alternativen zu „wirklichen“ Begegnungen setzen. Empathisches Zuhören funktioniert auch telefonisch oder über ein Vier-Augen-Gespräch in Webkonferenzen gut. Die virtuelle Kaffeepause und andere Spielarten haben sich bewährt. Und sollte die Frustration im Team zu groß werden, hilft eine virtuelle Supervision.

9. Prinzip für die interne Kommunikation:
KOMMUNIZIERT NUR DIE hÄLFTE; ABER DOPPELT SO GUT!

Interne Kommunikation braucht Qualität statt Quantität. Denn permanentes Senden kostet beide Seiten (zu viel) Zeit: die Verantwortlichen für interne Kommunikation bei der Konzeption, der Erstellung und der Evaluation. Und die Mitarbeitenden bei der Aufnahme und Verarbeitung der Informationen.

So gilt es, regelmäßig die Kommunikationsziele mit den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den aktuellen Anforderungen des Unternehmens abzugleichen und zu aktualisieren. Und es braucht das Selbstverständnis (oder den Mut), nur dann zu kommunizieren, wenn es tatsächlich Relevantes zu vermittelt gibt.

Im Gedenken

Die Formulierung dieser Prinzipien ist meine letzte gemeinsame Arbeit mit Klaus Schmidbauer. Im Februar 2021 ist er plötzlich verstorben. Seiner gedenke ich.