Neues aus der digitalen internen Kommunikation: Die MitarbeiterApp

Herr Wolf, Sie beschäftigen sich seit vielen Jahren mit dem Thema Social Intranet – als Fachbuchautor, als Berater, aber auch als Anwender in Unternehmen – und jetzt als Anbieter der Mitarbeiter-App. Wie beurteilen Sie die Entwicklung der letzten Jahre und was sind Trends und Tendenzen, auf die wir uns einstellen sollten?

Frank Wolf: Große Frage! Generell versuchen Social Intranets ja, möglichst viele Anwendungsfälle auf einer Plattform abzubilden. Wir haben aber lernen müssen, dass das leider wesentlich zur Komplexität beiträgt.

Der bleibende Makel vermeintlich moderner Intranets ist die fehlende Reichweite.

Für die Informationsarbeiter hat oft der digitale Arbeitsplatz Priorität. Die Folge sind Intranets, die für viele Mitarbeiter unübersichtlich erscheinen und für diejenigen ohne PC-Arbeitsplatz meist überhaupt nicht erreichbar sind. Der bleibende Makel vermeintlich moderner Intranets ist die fehlende Reichweite.

Zu den Verlierern zählt auch die die interne Kommunikation, die zwar eine Plattform besitzt, aber ihren Kommunikationsauftrag nicht erfüllen kann. Im Unternehmen tun sich damit tiefe Gräben zwischen der interaktiven Echtzeitwelt des Social Intranets und der quartalsweise erscheinenden Mitarbeiterzeitung auf. Dieses Bild mag für viele Unternehmen zwar zu drastisch sein, aber es trifft den Kern der aktuellen Entwicklung.

Worüber reden wir, wenn wir über Ihr Produkt „Die MitarbeiterApp“ sprechen? Über Social Media, Social Intranet, Enterprise 2.0, den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft?

Frank Wolf: Der digitale Arbeitsplatz beinhaltet verschiedene Anwendungsfälle wie Kommunikation, Information, Zusammenarbeit und Prozesse. Unser Ziel war die Entwicklung eines idealen Werkzeugs für eine moderne interne Kommunikation. Wir spezialisieren uns also auf einen Anwendungsfall – Kommunikation – und machen den richtig gut. Natürlich gehört dazu auch Interaktion, insofern reden wir bei der MitarbeiterApp auch über „Social“. Uns ist jedoch wichtig, dass redaktionelle Arbeit besser unterstützt wird, als es bei den gängigen Social-Business-Lösungen der Fall ist. Unsere Vision ist eine schlanke, mobile und interaktive Nachrichtenplattform für alle Mitarbeiter – also eher ein unternehmensinternes SPIEGEL ONLINE als Facebook für das Unternehmen.

Wie sieht eine moderne interne Kommunikation für Sie aus?

Frank Wolf: Lokaler, noch persönlicher, aktueller, sichtbarer mit Bilden und Videos, interaktiver. Interne Kommunikation bekommt durch die Digitalisierung so viele hervorragende Möglichkeiten an die Hand, bei gleichem Aufwand viel mehr zu erreichen. Ein großes Thema sehe ich organisatorisch auch in der kommunikativen Unterstützung der Führungskräfte des mittleren Managements. Sie sind oft überlastet, aber für die Mitarbeitermotivation meist wichtiger als das weniger greifbare Top-Management.

Sie sprechen von einem Anwendungsfall. Wie könnte der aussehen?

Ein „Wiki“ oder ein „Blog“ ist kein Anwendungsfall, sondern eine Technologie.

Anwendungsfälle sind nichts anderes als die Antwort auf die Frage „Was genau machen wir mit einem bestimmten Tool?“ Ein „Wiki“ oder ein „Blog“ ist deshalb kein Anwendungsfall, sondern eine Technologie. Anwendungsfälle kann man auf verschiedenen Detailebenen beschreiben. Interne Unternehmenskommunikation sehe ich zum Beispiel als übergeordneten Anwendungsfall, zu dem auf der nächsten Ebene oft Unternehmensnachrichten, Management-Informationen, Standort-News, Nachrichten aus Bereichen, Führungskräftekommunikation, Marktnews oder externe News gehören. Andere Anwendungsfälle sind z. B. „Frage an die Organisation“ oder eine bessere Mitarbeitereinarbeitung.

SPIEGEL ONLINE ist in erster Linie eine redaktionelle Plattform, auf der natürlich von den Leser/innen auch kommentiert werden kann – auf einem zum Teil furchtbaren Niveau. Sehen Sie die internen Plattformen wieder eher im redaktionellen Bereich?

Ja, den breiteren Austausch sehe ich tatsächlich wieder stärker redaktionell. Die „Social Tools“ verändern aktuell nachhaltig und wirklich positiv die Art, wie wir in Projekten zusammenarbeiten. Im größeren Kontext – unternehmensweit – erzeugen sie jedoch eher Desorientierung und eine Überflutung mit oft irrelevanten Informationen. Genau an der Stelle brauchen wir wieder mehr redaktionelle Anteile.

Im größeren Kontext – unternehmensweit – erzeugen die „Social Tools“ eher Desorientierung und eine Überflutung mit oft irrelevanten Informationen.

Damit meine ich aber die redaktionelle Arbeit, die moderner ausgerichtet sein soll, und nicht den Intranet-Artikel, der drei Tage lang durch zehn Reviews geht und dann wie eine Nachricht aus dem Handelsblatt klingt.

Was bietet Ihre App genau?

Die Mitarbeiter-App ist mehr als nur eine App. Sie besteht nicht nur aus verschiedenen Ausspielkanälen, also Apps und Desktop, sondern beinhaltet auch ein Content-Management-System. Inhalte können aus einem bestehenden Intranet bzw. Social Intranet oder von externen Quellen wie der Facebook-Seite des Unternehmens kommen oder innerhalb der MitarbeiterApp erstellt und verwaltet werden. Die Lösung bietet die Möglichkeit, verschiedenste Nachrichtenkanäle zu organisieren und an spezifische Zielgruppen auszuliefern. Dabei werden Layout und Redaktionsumgebung an die Inhalte angepasst. Unternehmens-News haben z. B. einen Titel, einen Teaser mit Teaserbild, Inhalte und Anhänge. Standort-News haben nur ein Textfeld, das einfacher zu pflegen ist und eher die oft operative Natur dieser Nachrichten widerspiegelt: „Tor 3 ist heute ab 16 Uhr geschlossen.“ Nachrichten sind also aktuell unsere zentrale Funktion. Die MitarbeiterApp ist jedoch sehr einfach erweiterbar. Wir nennen diese Erweiterungen Extensions. Aktuell sind schon Speisepläne, eine Zeiterfassung und ein konfigurierbares Formular, z. B. für Mitarbeiterumfragen, als Extension verfügbar. Wir sehen ein Potenzial für Hunderte Extensions in der Zukunft.

Was ist der Nutzen?

Viele Intranets – insbesondere auch aktuelle Social Intranets – haben eine enttäuschende Reichweite. Die Gründe dafür sind vielfältig – zu komplex, unübersichtlich, kein Zugriff für gewerbliche Mitarbeiter usw. Mobile Kommunikation bedeutet, die Reichweite von Intranets und damit von aktueller interner Kommunikation deutlich zu verbessern.

Was gibt es neben der Reichweite noch für Nutzen? Welche Argumente können Sie den Verantwortlichen für die interne Kommunikation an die Hand geben, um intern für Akzeptanz zu werben?

Interne Kommunikatoren sehen sich oft informationsüberfluteten Mitarbeitern gegenüber. „Wann soll ich denn das noch lesen?“ ist das traurige Motto. Hier hat der mobile Kanal einen genialen Hebel: Man kann die vielen kleinen „mobilen Momente“ nutzen, die für konzentrierte Wissensarbeit viel zu kurz und unpraktisch sind. Für fünf Minuten gut gemachte Unternehmenskommunikation hat jeder Zeit.

Wann immer eine Plattform einfach mobil verfügbar war, stiegen die Nutzerzahlen und Interaktionen deutlich an.

In den vergangenen Jahren meines Intranet-Beraterlebens war es genau dieser Bereich, der mich regelmäßig positiv überrascht hat: Wann immer eine Plattform einfach mobil verfügbar war, stiegen die Nutzerzahlen und Interaktionen deutlich an. Wie durchdringend und ausgeprägt dieser Effekt mittlerweile ist, kann jeder beobachten, der regelmäßig öffentliche Nahverkehrsmittel benutzt. Einige deutsche Nachrichtenseiten bekommen mittlerweile mehr als 50 % ihrer Besucher über mobile Zugriffe; von 864 Millionen täglich aktiven Facebook-Nutzern waren im 3. Quartal 2014 unglaubliche 703 Millionen mobil unterwegs. Eine tolle Chance für die interne Kommunikation, diese Momente konkurrenzloser Aufmerksamkeit nicht komplett Facebook und Co. zu überlassen, sondern für sich zu nutzen.

Das bedeutet, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter über ein mobiles Endgerät verfügen muss. Sind das private Geräte? Oder werden sie vom Unternehmen gestellt? Das könnte ja sehr kostspielig werden.

Beide Optionen sind möglich. Wenn Mitarbeiter eigene Geräte benutzen, dann ist die MitarbeiterApp eine Alternative zu bestehenden Kanälen wie Terminals, dem Intranet oder der Mitarbeiterzeitung. Alle Inhalte können natürlich auch auf einem normalen PC abgerufen werden. Ein Beispiel für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit Smartphones und entsprechenden Datentarifen ausstatten, ist Berlin Transport. Die Kosten sind höher, dafür können aber verbindliche Prozesse über diesen Kanal abgewickelt werden, wie z. B. Zeiterfassung, Schichtplanung, Checklisten und Dokumentationen. Gerade bei sehr verteilten Organisationen übersteigen die Effizienzgewinne die Investitionskosten für die mobilen Geräte.

Diese Frage hören Sie wahrscheinlich öfter: Wie sieht es mit der Datensicherheit aus?

Die MitarbeiterApp ist eine „Software as a Service“-Lösung, die in einem Hochsicherheitsdatenzentrum in Deutschland betrieben wird. Der Zugriff erfolgt über das verschlüsselte HTTPS-Protokoll. Mitarbeiter können nur mit ihrem Nutzernamen und Passwort zugreifen und sehen nur Informationen, die für sie freigegeben sind. Gemessen am Inhalt, den unsere Kunden über die Plattform verteilen – Unternehmensnachrichten –, bieten wir damit ein sehr gutes Sicherheitsniveau.

Was heißt „Software as a Service“?

Das SaaS-Modell basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen Dienstleister betrieben und vom Kunden als Service genutzt werden. Das klingt erst mal wenig spektakulär, bietet aber eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber dem traditionellen Lizenzkauf. Unternehmen haben ein geringeres Investitionsrisiko, sehr transparente Kosten, eine schnelle Implementierung und sind im Umfang der Nutzung sehr flexibel. Gerade für Anwendungen, die nicht unmittelbar das Kerngeschäft betreffen, sind SaaS-Lösungen klar das Modell der Zukunft.

Was sind die ersten Schritte für jemanden, der denkt „Klasse, das möchte ich machen“?

Für Unternehmen ab 500 Mitarbeitern empfehlen wir ein Pilotprojekt mit einer ausgewählten Benutzergruppe z. B. einem Standort. Ziel ist es, die Informationsquellen und Nutzergruppen zu definieren und aufeinander abzustimmen und zu klären, wie die Nutzer ins System kommen. Viele gewerbliche Mitarbeiter haben oft keine Firmen-E-Mail-Adresse.

Dafür bieten wir alternative Zugangswege an, wie z. B. eine einmalige Identifikationsnummer zur Anmeldung mit der privaten E-Mail-Adresse. Der Pilot kann dann schrittweise auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden, ohne nochmals ein komplexes Projekt aufsetzen zu müssen.

Wie geht es weiter mit den Intranets?

Intranets müssen zielgruppenorientierter werden. Auf der einen Seite brauchen wir ein „Communication Intranet“, das einfach und für alle Mitarbeiter erreichbar und benutzbar ist.

Daneben stehen Plattformen für Zusammenarbeit, strukturierte Informationen und Prozesse. Alles zusammen ist der digitale Arbeitsplatz, der je nach Rolle und Aufgabenbereich sehr unterschiedlich aussehen kann. Also weniger die eine große Plattform, als vielmehr verschiedene, sehr spezialisierte Anwendungen. Man könnte sagen, das Intranet „verappt“.

Danke für das ausführliche Gespräch und die vielen Informationen.

FRANK WOLF
Frank Wolf ist Mitgründer und Geschäftsführer von Staffbase. Nach Stationen bei Accenture und T-Systems gründete er 2014 die Eyo MitarbeiterApp, jetzt Staffbase, die mit der Mitarbeiter-App ein Produkt zur mobilen internen Kommunikation entwickelt hat. Er ist Herausgeber und Autor des Buches „Social Intranet“, das 2011 erschienen ist.