Interne Kommunikation und die Trauer:

Der Umgang mit dem Abschied von Kollegen.

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Trauer Interne Kommunikation

Die Nachricht kam am späten Vormittag und war eine schlichte Mail: „Vor einer Stunde ist mein Mann im Krankenhaus verstorben. Er verließ das Haus zum Joggen und kam nicht zurück. Wir waren 15 Jahre verheiratet.“ Schock und Schweigen unter uns Kollegen. An Arbeit konnten wir an diesem Tag nicht mehr denken.

Wie es nach dem ersten Schock weiterging? Wir erkundigten uns, ob die Geschäftsleitung ebenfalls informiert war. Das war sie, doch was dann passierte, ist ein Lehrstück für einen „Worst Case“: Unser Chef tauchte wortlos ab und die Personalabteilung gab eine inhaltlich fehlerhafte Todesanzeige heraus. Unsere Trauer mischte sich mit Wut. Wir empfanden den (Nicht-)Umgang als würdelos und geringschätzend.

Der „Trauermonat“ November bietet sich an für einige Gedanken zum Tabuthema Tod. Wie gehen Unternehmen angemessen mit dem Tod von MitarbeiterInnen und KollegInnen um? Standardrezepte kann ich nicht liefern, jedoch Anregungen und Denkanstöße. Nehmen Sie sich etwas Ruhe, um den Text zu lesen: Das Thema ist zu ernst, um darüber hinwegzuhuschen.

Umgang mit dem Tod im Unternehmen. Die Trauer

Den Umgang mit Trauer lernen wir kaum oder gar nicht. Dabei dürfen wir Trauer nicht ignorieren oder kleinreden – auch nicht im Unternehmen. Der Trauerprozess ist wichtig für die Bewältigung und zeigt, welche Wertschätzung wir MitarbeiterInnen und KollegInnen  – auch nach ihrem Tod – entgegenbringen.

Sie können sicher sein: Die MitarbeiterInnen beobachten ganz genau, was im Trauerfall getan und was unterlassen wird. Die Unternehmensleitung und die Führungskräfte haben dabei Leitbild-Charakter und müssen Einfühlsamkeit zeigen. Die verantwortlichen Personen für die interne Kommunikation und die Personalabteilung können dabei begleiten und sensibilisieren.

Vorbereitung für den Fall der Fälle. Die Krisenkommunikation

Der Tod eines Kollegen gehört zu den Krisenfällen, und die Prinzipien der Krisenkommunikation greifen auch hier. Bereiten Sie sich gedanklich auf den Trauerfall vor. Es könnte sein, dass ein Ihnen nahestehender Kollege stirbt. Sie werden betroffen sein, müssen aber im ersten Moment funktionieren. Hinzu kommt, dass die Zeit drängt: Die Angehörigen und die MitarbeiterInnen warten auf eine angemessene Reaktion und brauchen Orientierung. Außerdem wird bei einem Todesfall die Menschlichkeit des Unternehmens auf die Probe gestellt – Fehltritte bei der Organisation können großen Widerstand hervorrufen.

Lassen Sie sich bei der Vorbereitung von drei Fragen leiten:

  • Wie schaffen Sie es im Trauerfall, die allgegenwärtige Sprach- und Hilflosigkeit zu überwinden?
  • Wie und in welchem Rahmen verabschieden Sie sich wertschätzend von dem oder der verstorbenen Kollegen oder Kollegin?
  • Wer braucht welche Unterstützung zur Trauerverarbeitung und in welcher Form?

Das Krisenteam. Die Rolle der internen Kommunikation

Für die Planung bietet sich ein Krisenteam an, dessen Zusammensetzung von der generellen Kompetenzverteilung abhängt. Denkbar sind die Geschäftsleitung, die Personalabteilung sowie Ansprechpartner für die interne und externe Kommunikation. Letztere spielt immer dann eine Rolle, wenn der Tod von Kollegen auch von den externen Bezugsgruppen aufgegriffen wird, z. B. wenn ein Busfahrer des öffentlichen Nahverkehrs durch einen selbstverschuldeten Unfall oder der Patriarch des stadtbekannten Familienunternehmens stirbt.

Das Team klärt die Verantwortlichkeiten und verteilt die Aufgaben (siehe Analyse und Planung). Arbeiten Sie mit Checklisten und bereiten Sie sich so gut wie möglich vor. Das Treffen und die Vorbereitung müssen nicht lange dauern – in einer Stunde können die wichtigsten Fragen geklärt sein.

Vermeiden Sie Kompetenzgerangel und bewahren Sie Stillschweigen über diesen Arbeitskreis. Manchmal braucht der Umgang mit diesem Thema einen Katalysator. Und so kann es zu Zynismus oder schwarzem Humor kommen. Das ist menschlich, darf aber nicht nach außen dringen. Lassen Sie im Zweifelsfall ein Stillschweigeabkommen unterzeichnen (was allerdings kein gutes Zeichen für die Kultur wäre).

Dieses Team tritt im Todesfall sofort (kurz) zusammen, um offene Punkte der Checkliste zu klären. Im besten Fall werden die betroffene Führungskraft und ein oder zwei Kollegen des Verstorbenen dazu gebeten, um zu unterstützen und die Stimmung einzuschätzen.

Der bisherige Umgang. Die Analyse

Wie bei jeder Konzeption sollte das Krisenteam die mögliche Situation vorwegnehmen. Im ersten Schritt ist eine Analyse der bisherigen Erfahrungen hilfreich:

Analyse der bisherigen Erfahrungen

  • Wie gehen Sie bislang mit Trauerfällen um?
  • Was war für alle Beteiligten hilfreich, was tat gut?
  • Was lief schwierig oder ging schief?
  • Wie sahen die Kosten aus (z. B. wenn die Firma oder eine Abteilung für die Beerdigungsfeier komplett schließt)?
  • Was haben Sie bisher gelernt?
  • Was wollen Sie weiterführen, was vermeiden?

Mögliche Maßnahmen. Die Planung

Im Planungsschritt ist es zum Teil schwierig, vorauszudenken. Arbeiten Sie mit Hypothesen und Szenarien. Hier zeigt sich vor allem, wie grundsätzlich mit Mitarbeiterinnen umgegangen wird und ob das Krisenteam über Empathie verfügt. Braucht das komplette Krisenteam Unterstützung in Form von Coaching?

Todesanzeige

  • Soll eine Todesanzeige gestaltet werden?
  • Wie wird sie formuliert?
  • Auf welche Vorlagen können Sie zurückgreifen?
  • Wie groß soll sie sein?
  • In welchen Medien soll sie geschaltet werden?
  • Wie schaffen Sie es, in kurzer Zeit Informationen zusammenzutragen?

Angehörige

  • Was brauchen die Angehörigen an Zuspruch von und aus dem Unternehmen?
  • Wer kümmert sich um die Angehörigen? Das macht am besten die Person, die dem oder der Verstorbenen hierarchisch am nächsten steht. Schafft diese Person das?
  • In welcher Form werden die Angehörigen unterstützt? Beispiele: Kondolenzbesuch, Trauerkarte, Teilnahme an der Beerdigung, Kranz.
  • Brauchen die Angehörigen finanzielle Unterstützung? Diese Frage stellt sich vor allem, wenn es sich um einen tödlichen Betriebsunfall handelt.

MitarbeiterInnen

  • Was brauchen Ihre MitarbeiterInnen an Unterstützung und Orientierung?
  • Was können Sie emotional bieten?
  • Ist die Geschäftsleitung in der Lage, einen angemessenen und einfühlsamen Ton zu finden? Braucht sie ein Training oder Coaching?
  • Wie werden die Mitarbeiterinnen (schnell) benachrichtigt, z. B. persönlich von der Geschäftsleitung oder durch einen Aushang?

Gemeinsam die Trauer verarbeiten. Die Trauerbegleitung

Überlegen Sie, welche Maßnahmen Sie zur Trauerbewältigung anbieten könnten, z. B.

Maßnahmen zur Trauerbewältigung

  • stille Gedenkminute am Arbeitsplatz
  • gemeinsame Gedenkfeier im Unternehmen, die auch ungezwungen enden kann, z. B. mit Kaffee und Lieblingskuchen des oder der verstorbenen Kollegen oder Kollegin
  • Auf dem Schreibtisch des oder der Verstorbenen: ein Porträt mit Blumen, mit der Möglichkeit, sich in ein Kondolenzbuch einzutragen
  • Einrichtung einer Intranetseite mit einem Kondolenzbereich
  • Beerdigung: Geben Sie den Mitarbeitenden die Möglichkeit, zur Beerdigung zu gehen? Wie verrechnen Sie die Arbeitszeit?
  • Mitarbeiterzeitschrift: Wollen Sie einen Nachruf veröffentlichen und gestalten? Wer macht das? Was ist angemessen?
  • Psychologische Hilfe: In welchem Fall könnten die Mitarbeitenden psychologische Hilfe benötigen? Wie kommen Sie schnell an Kontaktdaten?

Der angemessene Rahmen. Das Taktgefühl

Die Begegnung mit der Trauer und dem Tod braucht Taktgefühl, Sensibilität und Haltung. Ich weiß, dass es nicht leicht ist, die richtigen Worte zu finden oder zu erkennen, was gebraucht wird und wie die Seelenlage ist. Wir MitarbeiterInnen hätten uns dennoch beim Tod unseres Kollegen mehr Unterstützung durch unseren Chef gewünscht. Eine Planung, wie ich sie hier beschrieben habe, hätte sicherlich für mehr Sicherheit auf dem unsicheren Parkett gesorgt.

 

Im Gedenken

Beim Schreiben kam die Erinnerung an drei verstorbene Kollegen auf, die ich geschätzt und gemocht habe. Ihrer gedenke ich.

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Bildnachweis: thinkstock Siri Stafford – Bildbearbeitung: Freyja Kok

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