Wissen Sie, ob die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen wirkungsvoll ist? Wissen Sie, ob Ihre Instrumente und Maßnahmen Wirkung zeigen? Falls nicht, lautet meine Empfehlung: Richten Sie ein Sounding Board zur Evaluation ein.
Wer Klavier spielt (ich leider nicht!), weiß, um was es sich bei einem „Sounding Board“ handelt: Es ist eine Holzplatte, der Resonanzboden, der die Schwingungen der Saiten verstärkt. Das Sounding Board in Unternehmen kommt bei der Organisationsentwicklung sowie bei Veränderungsprozessen zum Einsatz. Es funktioniert im übertragenen Sinne ähnlich wie beim Klavier: Es dient der Resonanz und schafft ein Stimmungs- und Meinungsbild der Mitarbeitenden. Mögliche Kurskorrekturen werden sichtbar.
Genauso wie das Sounding Board in Veränderungsprozessen als Seismograph dient, kann es uns auch in der internen Kommunikation nützlich sein.
Interne Kommunikation bewerten und verbessern
Die interne Kommunikation sollte stetig auf ihre Wirksamkeit überprüft werden. Auswertungen von zum Beispiel Klick- oder Absprungraten, Verweildauer oder Downloads im Intranet liefern hilfreiche quantitative Aussagen zur Nutzung. Sie sagen allerdings nichts über die beabsichtigte Wirkung aus. Mit einem Sounding Board ist eine tiefergreifende und qualitative Bewertung möglich. Führungskräfte und Mitarbeitende werden um ihre Einschätzung zu bestimmten Themen und Aspekten befragt und geben Ihnen Feedback zur Qualität der internen Kommunikation.
Ein Sounding Board bietet viele Vorteile:
- Direktes und offenes Feedback der internen Bezugsgruppe zeigt Sichtweisen, Perspektiven und Akzeptanz auf.
- Zwischentöne, atmosphärische Störungen oder Befindlichkeiten werden deutlich.
- Eventuelle Widerstände, Bedenken und Risiken werden aufgezeigt, Tops und Flops sichtbar. Kurskorrekturen sind möglich.
- Es zeigt Fortschritte und ist somit eine Motivationsspritze für Ihre Arbeit.
Takt, Dauer und Umfang eines Sounding Boards
Ein Sounding Board tagt zu Anfang monatlich. Wenn es als hilfreich angesehen wird und sich eine Routine entwickelt hat, reicht auch der quartalsweise Einsatz – je nach Anforderungen und Themen. Die Dauer kann zwischen zwei und sechs Stunden variieren. Ich habe mit zwei bis drei Stunden gute Erfahrungen gemacht, diese Zeit können die Teilnehmenden in ihrem Arbeitsalltag gerade noch erübrigen.
In der Regel umfasst ein Sounding Board zwischen zehn und 30 freiwillige Personen. Wenn Sie noch Übung in der Moderation brauchen, fangen Sie mit weniger Personen an – fünf bis sieben Teilnehmer sind eine gute Startbasis. Lassen Sie die Zahl dann langsam wachsen.
Da das Board in einem Workshop-Setting stattfindet, brauchen Sie geeignete Räume, Pinnwände und Moderationsmaterial. Sollten Sie virtuell arbeiten, benötigen Sie ein Whiteboard, wie z. B. Conceptboard oder MURAL.
Zu Anfang des Workshops stellen Sie das Vorgehen und die Ziele vor. Möglicherweise wollen Sie Kooperationsregeln (z. B. Anonymität) aufstellen? Mit gezielten Fragen zu festgelegten Themen starten Sie dann in die inhaltliche Arbeit. Hilfreich bei der Vorbereitung könnten die Fragen aus der SOFT-Anlayse sein.
Damit es gut wird!
Mandat der Leitung
Sollten Sie mit einem Sounding Board arbeiten, holen Sie sich ein Mandat Ihrer Leitung. Vermeiden Sie Missverständnisse: Klären Sie im Vorfeld, ob es schon ein Sounding Board im Unternehmen gibt. Ist das der Fall, kreieren Sie einen eigenen Namen für die Treffen.
Haltung
Überlegen Sie sich, wie Sie mit kritischen Personen umgehen wollen. Vermeiden Sie Anschuldigungen und versuchen Sie, eine wertschätzende und offene Haltung einzunehmen. Gerade kritische Anmerkungen bringen Sie bzw. die interne Kommunikation weiter.
Vertrauen
Etwas Offenheit und Neugierde bei den Teilnehmenden ist notwendig, damit hilfreiche Gespräche entstehen. Sorgen Sie für eine offene Atmosphäre und bauen Sie Vertrauen zwischen den teilnehmenden Personen auf.
Erwartungen
Begegnen Sie der hohen Erwartungshaltung: Informieren Sie sie, was Sie – vom Feedback aus dem letzten Board inspiriert – umgesetzt haben. Seien Sie transparent und begründen Sie, warum Sie einige Gedanken nicht verfolgt haben oder auch nicht in Zukunft nicht verfolgen können.
Subjektivität
Sounding Boards vermitteln subjektive Wahrnehmungen und Sichtweisen. Sie ermöglichen kein repräsentatives Feedback, was Ihnen als Kritikpunkt angelastet werden könnte – seien Sie darauf vorbereitet. Sie können dem allerdings entgegenwirken, indem Sie auf einen ausgewogenen Mix bei der Zusammensetzung der Teilnehmenden achten.
Sounding Board zur kontinuierlichen Verbesserung
Der Einsatz eines Sounding Boards bedeutet etwas Aufwand. Sie erhalten aber ein kraftvolles Instrument, um die interne Kommunikation zu evaluieren und stetig zu verbessern. Sie bauen sich gleichzeitig ein Netzwerk auf und stärken Ihre Position als Kompetenzperson. Probieren Sie es aus!
Der Vergleich zum Klavierstimmen ist glaube ich passend.
Das Problem ist dann nur, wenn ein Klavier total verstimmt ist, dann kommt es zum Klavierverkauf. Das geht bei der internen Kommunikation aber ja leider eher schlecht.
Aber vielen Dank für die Tipps.
Susi
Danke für Ihren Kommentar, der mich zum Schmunzeln bringt.
Verstimmtes Klavier – verstimmte interne Kommunikation? So weit darf es erst gar nicht kommen! Dafür gibt es begabte Klavierstimmer und engagierte Verantwortliche, Referenten oder Managerinnen für die interne Kommunikation.
Ihnen ein schönes Wochenende und viele Grüße aus Berlin
Ulrike Führmann