Mit Klarheit und Verbindlichkeit die interne Kommunikation verbessern

Interne Kommunikation mit Auftragsklärung

Mit einer Auftragsklärung die interne Kommunikation verbessern

Sie sollte eine Selbstverständlichkeit in der internen Kommunikation sein: die Auftragsklärung. Interessanterweise begegnet sie mir nicht oft. Sie bietet sich dann an, wenn Aufträge unklar oder unvollständig erteilt werden. Eine Auftragsklärung braucht zugegebenermaßen Zeit: zwischen 30 Minuten und 4 Stunden sollten Sie einplanen – je nach Komplexität der Kommunikationsaufgabe. Das dauert vielen Auftraggebern zu lange und sie drängen auf ein Gespräch zwischen „Tür und Angel“. Bestehen Sie jedoch darauf, alle notwendigen Informationen zu erhalten. Denn eine Auftragsklärung hilft Ihnen beiden, die Kommunikationsziele zu erreichen. Wenn Sie noch Argumente für eine Auftragsklärung brauchen, kann mein Artikel hilfreich für Sie sein.

Mit der Auftragsklärung Nutzen festlegen

Klären Sie mit Ihrer Auftraggeberin Ziele und Erwartungen des Auftrags.

Die Funktion steckt schon im Namen: Klärung. Sie klären mit Ihrer Auftraggeberin alle für den Auftrag wichtigen Informationen, so auch Nutzen und Ziele von Kommunikationsmaßnahmen. Dabei zeigt sich oft, dass die Erwartungen auseinanderklaffen. Das ist natürlich: Jede Person hat ihre subjektive Sicht – aus ihrer Erfahrung, aus ihrer Professionalität und auch aus ihrer Prägung heraus. In der Auftragsklärung werden diese Erwartungen (und auch Erfahrungen) sichtbar gemacht und besprochen.

Ihr Auftraggeber möchte zum Beispiel sofort einen Newsletter ins Leben rufen. Sie selbst wissen aber, dass die betreffende Mitarbeitergruppe schon zu viele Informationen verarbeiten muss, und Sie befürchten, dass sie „dicht macht“.

Es gibt noch einen weiteren Vorteil der Klärung: Sie als Kommunikationsverantwortliche haben die Möglichkeit, unrealistischen Erwartungen sofort zu begegnen. So zum Beispiel der Erwartung des Auftraggebers, dass sich Inhalte für den Newsletter „schnell nebenbei“ finden und aufbereiten lassen.

Mit der Auftragsklärung Schnittstellen und Verantwortlichkeiten festlegen

Aufgaben, die Sie bearbeiten sollen, werden oft über Ihren Verantwortungsbereich hinausgehen. Die Auftragsklärung bietet in diesen Fällen die Möglichkeit, gleich zu Anfang Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zu besprechen. Das schafft Verbindlichkeit und beugt möglichen Konflikten vor.

Ein Beispiel: Sie sollen ein Kommunikationskonzept entwickeln, um über die Kurzarbeit zu informieren. Es bietet sich an, die Auftragsklärung gemeinsam mit Ansprechpersonen der Personalabteilung/HR und den Fachbereichen, die von der Kurzarbeit betroffen sind, abzuhalten. Und noch wichtig: Auch wenn Schnittstellen und Aufgaben verteilt wurden, darf der Auftrag nicht in Stein gemeißelt sein. Im Gegenteil: Die Auftragsklärung hört (leider) nie ganz auf. Anpassungen müssen möglich sein, sobald neue Informationen auftauchen oder sich Gegebenheiten ändern.

Mit der Auftragsklärung Prioritäten setzen

Sie sind es sicherlich gewohnt, Prioritäten zu setzen. Manchmal landen aber so viele Aufträge auf dem Schreibtisch, dass es schwerfällt zu entscheiden, was besonders wichtig ist. Eine Auftragsklärung kann Ihnen dabei helfen. Erfragen Sie bei Ihrer Auftraggeberin Hintergrundinformationen, zum Beispiel Anlass und Relevanz, und lassen Sie sich Beispiele für konkrete Probleme schildern. Mit diesen Angaben wird es Ihnen leichter fallen, zu priorisieren. Aber Achtung: Es könnte sein, dass Ihre Auftraggeberin einen anderen Blick auf die Wichtigkeit und Bedeutung hat als Sie. Seien Sie argumentativ darauf vorbereitet.

Die Hälfte des Ganzen nutzen

„Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen“, soll Aristoteles gesagt haben. Nehmen Sie keine unklaren Aufträge auf Zuruf an. Investieren Sie etwas Zeit und überzeugen Sie Ihre Auftraggeber und Führungskräfte. Sie werden damit Ihre interne Kommunikation (weiter) verbessern und Ihre Akzeptanz als professionelle interne Kommunikatorin (weiter) stärken.

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