Ein guter Rahmen für wirksame Besprechungen

Das Licht erlosch, und der Ton der Sirene ging durch Mark und Bein. Erschrocken erstarrte ich. Ich hatte versucht, eine Tür zu öffnen, um die frische Morgenluft in den fensterlosen Besprechungsraum zu lassen. Dabei hatte ich ein Schild übersehen: Notausgang. Die Öffnung der Tür löste gebäudeweiten Alarm aus.

Immer wieder ärgere ich mich über mangelhafte Bedingungen in Besprechungsräume, besonders, wenn mir abends der Kopf brummt und die Augen tränen. Geht es Ihnen ähnlich? Dann legen Sie ein besonderes Augenmerk auf die Ausstattung und die Atmosphäre von Besprechungsräumen. Sorgen Sie mit Licht, Luft und Liebe zum Detail für eine bessere Stimmung. Denn je besser die Stimmung, desto höher ist auch die Leistungsbereitschaft – das lehren uns die Neurowissenschaftler seit geraumer Zeit.

Damit alle klar denken – achten Sie auf frische Luft

Seit 150 (!) Jahren belegen Wissenschaftler die gesunde Wirkung von frischer Luft: Eine zu hohe CO2-Konzentration verursacht Ermüdung. Die Folgen sind sinkende Aufmerksamkeit und nachlassende Konzentration – eine deutliche Effizienzbremse. Ein preußischer Ministererlass von 1889 weist die Schuldiener zu regelmäßigem Lüften in den Klassenräumen an und droht mit strengen disziplinarischen Maßnahmen, sollte die „vermehrte Mühewaltung“ unterbleiben.

Heute brauchen wir keine Maßregelungen mehr, um die Fenster aufzureißen. Sorgen Sie also selbst für eine regelmäßige Lüftung. Falls bei der Planung der Räumlichkeiten keine Fenster berücksichtigt wurden (ärgerlich!), unterbrechen Sie die Besprechung regelmäßig für Frischluftpausen oder verlegen Sie sie teilweise nach draußen, z. B. mit einem Moving Meeting.

Damit allen ein Licht aufgeht – achten Sie auf gute Lichtquellen

Ende des 19. Jahrhunderts hob Thomas Edison unsere Abhängigkeit vom Tageslicht mit seiner bahnbrechenden Erfindung auf. Heute ist Kunstlicht eine Selbstverständlichkeit, aber in vielen Fällen ist es auch ungesund. Diese Erkenntnis wird ebenfalls immer stärker von Wissenschaftlern untermauert: „Nur“ 25 % des Lichts, das wir aufnehmen, dienen dem Sehen, 75 % wirken auf das vegetative Nervensystem und somit auf den ganzen Organismus. Tageslicht sorgt also nicht nur für einen scharfen Blick, sondern ist verantwortlich für unser komplettes Wohlbefinden. Fehlt es, fühlen wir uns irgendwann schlapp.

Falls Sie über keine natürliche Lichtquelle in Ihren Besprechungsräumen verfügen (ebenfalls ärgerlich!), überprüfen Sie die Qualität Ihres Kunstlichtes und die Ausleuchtung. Lassen Sie sich dabei von einem Lichtdesigner beraten – eine solche Dienstleistung ist gar nicht so teuer, wie viele vielleicht denken, macht sich aber sehr schnell bezahlt.

Damit alle flexibel arbeiten können – achten Sie auf bewegliche Möbel

Starre Möbel sorgen für eine starre Atmosphäre. Besprechungsmöbel – Tische, Stehtische, Whiteboard oder Flipchart –, die sich leicht verschieben und je nach Gruppengröße einfach neu zusammenstellen lassen, sind ideal, um kreative Prozesse zu fördern. Sie helfen beim Brainstorming, bei Diskussionen oder bei Gruppenarbeiten.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Könnten Sie mehr Flexibilität gebrauchen? Was könnte verändert werden? Beginnen Sie mit einem Besprechungsraum und wagen Sie das Experiment mit ein oder zwei Möbelelementen – die Kosten sollten Sie natürlich im Blick behalten. Testen Sie das neue Arrangement mit Kollegen/Kolleginnen und Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen.

Damit die Ideen fließen – achten Sie auf Details

Sie wollen eine Idee festhalten, doch die Stifte sind eingetrocknet? Der Inhalt des Moderationskoffers ist chaotisch? Das Whiteboard ist verdreckt, das Flipchart-Papier alle? Der Kabelsalat ist für alle gut sichtbar? Der Papierkorb ist überfüllt, das Rollo klemmt? Die Pflanzen sind vertrocknet? Auch scheinbare Kleinigkeiten sorgen für eine gute Atmosphäre. Begeben Sie sich also mit Röntgenblick auf eine Kontrollrunde und übernehmen Sie die Rolle des vorausschauenden Gastgebers.

Damit alle einen klaren Kopf behalten – sorgen Sie für angemessene Bewirtung

Mein erster Arbeitgeber, bei dem ich vor über 20 Jahren beschäftigt war, stellte uns Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen in beeindruckenden Kühlschränken rund um die Uhr eine breite, kostenlose Getränkeauswahl zur Verfügung. So luxuriös muss es nicht sein. Achten Sie allerdings bei längeren Besprechungen zumindest auf ausreichend Wasser, Hauptbestandteil unseres Blutes. Trinken wir zu wenig, fließt es zu langsam, wodurch die Konzentration nachlässt – ebenfalls eine Effizienzbremse.

Wie es mir ergangen ist, nachdem ich den Alarm ausgelöst hatte? Ich erklärte dem herbeieilenden Sicherheitsmitarbeiter mein Versehen, die Tür des Notausgangs schloss sich, und die Teilnehmer/innen und ich verbrachten den Tag abgeschnitten von der Sommersonne und der frischen Luft – jedoch mit regelmäßigen „Powerwalks“ um das Gebäude für neue Energie.