Erinnern Sie sich noch an den Moment, als Sie zum ersten Mal mit einer E-Mail in Berührung kamen? Meine erste Mail habe ich an einen französischen Kollegen gesandt. Ich arbeitete in der deutschen Filiale eines französischen Konzerns und war beeindruckt: Die Antwort kam prompt, und den Weg zum ungeliebten Faxgerät konnte ich mir sparen.
Auch über 20 Jahre nach dem Versand meiner ersten E-Mail freue mich immer wieder über die Vorteile und die Zeitersparnis. Meine Begeisterung teilt im Geburtstagsmonat der E-Mail jedoch nicht jeder. Vieles ist zum 30. Geburtstag der (deutschen) E-Mail geschrieben worden! Überlebt Sie, überlebt sie nicht? Ist sie altmodisch? Ist sie produktiv? Schreiben wir weiterhin E-Mail mit Bindestrich oder – wie die New York Times seit letztem Jahr – Email?
Eindämmung durch Social Intranet?
Natürlich haben sich unsere Kommunikationsgewohnheiten in den letzten 30 Jahren immens verändert. Die Kommunikationsmöglichkeiten haben sich weiter ausdifferenziert. Im beruflichen Kontext nutzen wir die „neuen“ Medien, wie SMS, Chats, Activity Streams, Blogs, die der E-Mail Konkurrenz machen. Nicht ganz zu Unrecht. 30.000 E-Mails sollen Führungskräfte durchschnittlich im Jahr erhalten. Das bedeutet 200 E-Mails am Tag, die gelesen, bearbeitet, verfolgt und archiviert werden müssen.
Bevor Unternehmen nun über andere Tools oder Maßnahmen nachdenken, wie zum Beispiel Social Intranet oder E-Mail-„Entzug“ durch Abschalten des Servers, ist eine Ursachenforschung sinnvoll. Nur so lassen sich die lästigen und zeitraubenden Symptome bekämpfen.
Effektive E-Mail-Kommunikation im Unternehmen?
Die Ursachen für eine E-Mail-Überlastung können vielfältig sein:
Persönliche Ebene
Eine kritische Überprüfung des eigenen E-Mail-Verhaltens bringt einige Besserungen. Wer seine Arbeit zu oft unterbricht, um den Posteingang zu checken, muss sich nicht wundern, dass sich ein Gefühl der Unruhe und Überforderung einstellt.
Zu der fehlenden Disziplin kann noch die Unwissenheit über die eigenen Ziele (Was ist für mich wichtig?) und über geeignetes Zeitmanagement (Wie gehe ich am besten mit der begrenzten Zeit um?) kommen.
Nicht jede Information ist für den Versand über E-Mail geeignet. Andere Kommunikationsmittel sind oft schneller oder effizienter, z.B. bei komplexeren Sachverhalten ein Telefonat oder ein Gespräch.
Strukturelle Ebene
Betrachten wir die Organisation. Zu einem erhöhten E-Mailaufkommen kommt es immer dann, wenn die Aufbau- und Ablauforganisation und damit die Aufgabenverteilung und Ansprechpartner nicht klar sind.
Ein weiterer Faktor sind ausufernde E-Mail-Verteiler der Regelkommunikation. Diese gehören regelmäßig überprüft. Richtlinien sollten den Umgang mit E-Mails verbindlich und sinnvoll regeln. Verstöße gehören geahndet.
Kulturelle Ebene
Richtlinien alleine helfen aber nicht. Ein Blick auf die Kultur – „unter die Wasseroberfläche“ – ist notwendig. Misstrauenskulturen laden ein, den cc-Verteiler zu missbrauchen.
Es kann aber auch die Macht der Gewohnheit sein, die keiner kritisch hinterfragt. („Das haben wir doch schon immer so gemacht.“) Hier werden vor allem Probleme im Führungsverhalten sichtbar, falls klare Ansagen und Konsequenzen fehlen.
Technische Ebene
Gängige E-Mail-Programme liefern viele technische Möglichkeiten zur besseren Organisation, die oft nicht genutzt werden. Die IT-Abteilung sollte hier Bescheid wissen und Abhilfe anbieten, z.B. bei der Einrichtung von Ordnern, (SPAM-)Filtermöglichkeiten oder dem Erstellen von Regeln.
Und die Zukunft?
Und wie geht es nun weiter mit der E-Mail? Michael Rotert, der Empfänger der allerersten Mail in Deutschland, prognostiziert, dass auch noch in 30 Jahren Nachrichten per E-Mail versandt werden. Na dann… Happy Birthday, E-Mail!
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