Agile Prinzipien für die interne Kommunikation nutzen:

12 Erfolgsfaktoren für eine agile interne Kommunikation.

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Lässt sich Agilität auch für die interne Kommunikation nutzen? Sehr gut sogar! 3 Elemente aus dem Scrum-Methodenkoffer hatte ich schon im letzten Jahr vorgestellt. Nun habe ich die 12 agilen Prinzipien, die ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammen, für die interne Kommunikationsarbeit übersetzt und interpretiert. Herausgekommen sind 12 Erfolgsfaktoren, die nicht überraschend neu sind, jedoch die Möglichkeit bieten, die eigene Arbeit strukturiert zu hinterfragen und zu verbessern.

Beim agilen Vorgehen ist der Teamgedanke wichtig. Da ich weiß, dass viele meiner Kunden/Kundinnen und Seminarteilnehmer/innen Einzelkämpfer sind, habe ich die Erfolgsfaktoren auf Einzelpersonen zugeschnitten.

Sie haben wenig Zeit zum Lesen? Dann lassen Sie die Aufzählung auf sich wirken und lesen Sie anschließend den Faktor durch, der Sie besonders anspricht.

Die 12 Erfolgsfaktoren für eine agile interne Kommunikation:

Erfolgsfaktor 1: Wertschöpfung

Erfolgsfaktor 2: Veränderungsbereitschaft

Erfolgsfaktor 3: Kontinuität und Regelmäßigkeit

Erfolgsfaktor 4: Zusammenarbeit

Erfolgsfaktor 5: Unterstützung

Erfolgsfaktor 6: Persönliche Gespräche

Erfolgsfaktor 7: Erfolgsmaß

Erfolgsfaktor 8: Nachhaltigkeit

Erfolgsfaktor 9: Qualität

Erfolgsfaktor 10: Einfachheit

Erfolgsfaktor 11: Selbstorganisation

Erfolgsfaktor 12: Selbstreflexion

Erfolgsfaktor 1: Wertschöpfung

Tragen Sie zur Wertschöpfung Ihres Unternehmens bei, indem Sie Ihre Arbeit konsequent am Unternehmenssinn und -zweck sowie an den Werten ausrichten. Gehen Sie dabei konzeptionell sowie ziel- und bezugsgruppengerecht beim Einsatz von Instrumenten, Maßnahmen und Interventionen der internen Kommunikation vor.

Das können Sie konkret tun:

  • Identifizieren Sie die Wertschöpfungsprozesse in Ihrem Unternehmen.
  • Überlegen Sie – am besten anhand eines Kommunikationskonzepts –, wie Sie diese Wertschöpfung kommunikativ unterstützen können. Seien Sie agil – in der Planung und in der Umsetzung. Hilfreich könnte dabei das 3-Stufen-Konzept zur internen Kommunikation sein. > MEHR

Erfolgsfaktor 2: Veränderungsbereitschaft

Achten Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Aktivitäten darauf, dass Sie jederzeit leicht auf Veränderungen eingehen können. Nutzen Sie diese, um sich kontinuierlich zu verbessern.

Das können Sie konkret tun:

  • Unterscheiden Sie zwischen Grob- und Feinplanung. Wenn Sie mittel- und längerfristig planen, konzipieren Sie grob. Dadurch sind Sie flexibler. Feinkonzepte kommen dann zum Einsatz, wenn es an die Umsetzung geht.
  • Falls Änderungen eintreten, nutzen Sie die Chance, Ihre Arbeit kritisch zu überprüfen und ggf. Weichen anders zu stellen.

Erfolgsfaktor 3: Kontinuität und Regelmäßigkeit

Planen Sie Kommunikationsaktivitäten so, dass alle Beteiligten im Unternehmen aktuell, regelmäßig und kontinuierlich informiert werden und sich darüber austauschen können.

Das können Sie konkret tun:

  • Entwickeln Sie eine Kommunikationsstruktur, die alle Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter im Unternehmen tagesaktuell erreicht.
  • Zeigen Sie den Führungskräften immer wieder auf, wie wichtig kontinuierliche und regelmäßige Information und Kommunikation sind. Setzen Sie dabei auf die Erfolgsfaktoren 4 und 5.

Erfolgsfaktor 4: Zusammenarbeit

Tauschen Sie sich so oft wie möglich mit Ihren wichtigsten Kollegen und Schnittstellenpartnern aus. Unterstützen Sie sich gegenseitig.

Das können Sie konkret tun:

  • Erstellen Sie eine Schnittstellenmatrix und überprüfen Sie, zu wem Sie den Kontakt ausbauen sollten. Vereinbaren Sie regelmäßige „Jour fixes“.
  • Wenn Sie in einem Kommunikationsteam arbeiten: Besprechen Sie sich täglich nicht länger als 15 Minuten. Bei Scrum werden diese Besprechungen auch „Daily Sprints“ genannt.

Erfolgsfaktor 5: Unterstützung

Gewinnen Sie im Unternehmen Unterstützer und Multiplikatoren, die gut und gerne kommunizieren. Achten Sie darauf, diesen Unterstützern Freiräume zu geben.

Das können Sie konkret tun:

  • Überlegen Sie anhand einer Stakeholderanalyse, wen Sie für sich gewinnen können. Die Geschäftsleitung ist Ihr wichtigster Unterstützer. Sie darf Ihnen auf keinen Fall in den Rücken fallen, muss aber – wenn nicht anders möglich – keine tragende Rolle spielen.
  • Gewähren Sie so viel Freiraum wie möglich. Legen Sie wenige, aber verbindliche Regeln fest.

Erfolgsfaktor 6: Persönliche Gespräche

Persönliche Gespräche sind besonders wirkungsvoll. Fördern Sie eine Kultur, in der persönliche Gespräche, Begegnungen und Besprechungen wertgeschätzt werden.

Das können Sie konkret tun:

  • Sorgen Sie für einen ausgewogenen Instrumentenmix und setzen Sie nicht nur auf die digitalen Medien.
  • Verbessern Sie kontinuierlich die Besprechungsstruktur und Ihre Besprechungskultur.

 Erfolgsfaktor 7: Erfolgsmaß

Glaubwürdigkeit und Vertrauen sind die Grundlage für eine wirksame interne Kommunikation. Diese beiden Werte sollten das Erfolgsmaß Ihrer Arbeit sein.

Das können Sie konkret tun:

  • Analysieren Sie, woran die Mitarbeiter Glaubwürdigkeit und Vertrauen festmachen. Falls einer der beiden Werte beschädigt ist, brauchen Sie eine Kulturveränderung.
  • Achten Sie darauf, dass Sie selbst in Ihrer Arbeit glaubwürdig und vertrauenswürdig sind. Gehen Sie also mit bestem Beispiel voran.

Erfolgsfaktor 8: Nachhaltigkeit

Arbeiten Sie kontinuierlich und nachhaltig an einer wirksamen Kommunikationskultur. Bleiben Sie dabei in den Prozessen flexibel.

Das können Sie konkret tun:

  • Stoßen Sie eine Kulturveränderung an, sorgen Sie jedoch für realistische Erwartungen. Kulturveränderungen können langwierig sein.
  • Achten Sie bei der Prozessarchitektur darauf, dass Sie nicht zu langfristig und starr planen. Sie sollten jederzeit auf Widerstände oder neue Gegebenheiten eingehen können.

Erfolgsfaktor 9: Qualität

Setzen Sie sich Qualitätsstandards, die Sie während Ihrer Arbeit nie aus den Augen verlieren.

Das können Sie konkret tun:

  • Überlegen Sie sich Qualitätsstandards – am besten wieder im Rahmen einer Konzeptentwicklung – wie z. B. Akzeptanz, Reichweite, Relevanz.
  • Evaluieren Sie regelmäßig, ob Sie sich an die Qualitätsstandards halten. Ich nenne diese Evaluierungen auch „Lernschleifen“.

Erfolgsfaktor 10: Einfachheit

Vereinfachen Sie Ihre Arbeit so weit wie möglich und bearbeiten Sie nur die Dinge und Themen, die tatsächlich essenziell sind.

Das können Sie konkret tun:

  • Gewöhnen Sie sich an, permanent zu hinterfragen, ob das, was Sie gerade machen, auch einfacher geht.
  • Achten Sie beim Texten auf eine einfache und verständliche Sprache. Richten Sie sich nach dem Hamburger Modell des Kommunikationspsychologen Friedemann Schulz von Thun. > MEHR

Erfolgsfaktor 11: Selbstorganisation

Arbeiten Sie – so weit es Ihnen möglich ist – selbstorganisiert.

Das können Sie konkret tun:

  • Besprechen Sie mit der Geschäftsführung, wie Sie selbstorganisiert arbeiten können und wie viel Rückmeldung von Ihnen benötigt wird.
  • Verzichten Sie auf Freigabeprozesse und überzeugen Sie die Personen, die daran festhalten wollen, mit Qualitätsstandards und Ihrer guten Arbeit. Bauen Sie Vertrauen auf.

 Erfolgsfaktor 12: Selbstreflexion

Verbessern Sie sich kontinuierlich, indem Sie regelmäßig Ihre Arbeit reflektieren.

Das können Sie konkret tun:

  • Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um zu reflektieren, z. B. am Ende des Tages, bevor Sie ins Wochenende gehen oder zum Monatsende.
  • Für ein strukturiertes Vorgehen ist die SOFT-Analyse hilfreich, die für eine Fünf-Minuten-Analyse genauso geeignet ist, wie für längere Betrachtungen. > MEHR

 

Fragen Sie sich jetzt, wo Sie anfangen sollen? Lassen Sie sich von der Fülle nicht abschrecken! Suchen Sie sich die Prinzipien heraus, die für Sie gerade am besten passen und die geeignet sind, Ihre interne Kommunikation zu verbessern. Wenden Sie die 12 Erfolgsfaktoren im besten Sinne agil und pragmatisch an.

Was denken Sie über die 12 Erfolgsfaktoren? Sind Sie hilfreich für Ihren Alltag? Ich freue mich auf einen Austausch – gerne über die Kommentarfunktion oder per E-Mail.

Für heute herzliche Grüße aus Berlin

Ulrike Führmann

 

Weiterlesen? Weiterdenken?

  • Hier können Sie die ursprünglichen agilen Werte und Prinzipien nachlesen. > Mehr
  • Wie können wir agiler werden? Diese Frage beantwortet Prof. Dr. Andreas Aulinger, Direktor des Instituts für Organisation & Management IOM an der Steinbeis-Hochschule Berlin, in einem verständlichen und kurzweiligen Whitepaper. Er schafft ein Grundverständnis von Agilität. > zum Whitepaper

 

4 Kommentare zu „Agile Prinzipien für die interne Kommunikation nutzen:“
  1. 02.03.17, 9:20 Uhr

    […] 12 Erfolgsfaktoren für eine agile interne Kommunikation Lässt sich Agilität auch für die interne Kommunikation nutzen? Sehr gut sogar! Mit 12 Erfolgsfaktoren die eigene interne Kommunikation hinterfragen und verbessern. […]

    Antworten
  2. Monika Burgstall

    25.07.17, 17:00 Uhr

    Ein sehr interessanter Artikel Frau Führmann! Die 12 Erfolgsfaktoren veranschaulichen sehr geschickt, nach welchen Prinzipien eine Interne Kommunikation ablaufen sollte um sich nicht selbst im Weg zustehen.

    Welche der Prinzipien stellen für Sie die Kernelemente da?

    Neben diesem Blog hat mir auch die Agentur Index bei der Untersuchung von Interner Kommunikation geholfen.
    https://agentur.index.de/pr-public-relations/interne-kommunikation/

    Ich freue mich auf Ihre nächsten Beiträge!

    MfG Monika

    Antworten
    • 25.07.17, 17:25 Uhr

      Liebe Frau Burgstall,

      danke für Ihren Kommentar und Ihre interessante Fragen nach den Kernelementen. Wenn ich mich festlegen soll: das erste Erfolgsprinzip – Wertschöpfung. Die konsequente Ausrichtung am Unternehmenssinn und -zweck sowie die konzeptionell, strategische Planung sind wichtige Grundlagen.

      Ich freue mich, wenn Sie weiter Lust haben, meine Beiträge zu lesen.

      Ihnen einen schönen Sommer und viele Grüße

      Ulrike Führmann

      Antworten

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